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1.委托
货物委托书上需注明发货人、收货人、目的地、预配航班日及航空公司、目的地、件数、重量、体积以及运价。(是托盘货物的话，需提供托盘的长、宽、高尺寸。因货机的托盘尺寸，所有板长度不能大于3.08m，低板的高度不能超过1.6m，中板的高度不能超过2.4m，高板的高度不能超过2.9m，所有板宽度不能超过2.3m，若超过以上尺寸，只能申请特殊板20英寸板，相当于两块高板的大小，20英寸板不能装在客机里，只能装在货机里。若到目的港头程是货机，二程及三程是客机的话，需用20英寸板的货物还是不能转运，如去南美、非洲很多飞机二程都是客机，不能转运特大货物。
2.单证
报关资料需有A:报关单(必须提供)，B:核销单(必须提供)，C:报关委托书(必须提供)D:发票invoice(必须提供)E:装箱单packinglist(必须提供)F:换单凭证/电子转单信息(有的商品出口需中国商品质量检验检阅处查证的商品质量合格证明，根据是否需要再提供)G:许可证书(出口货物有配额限制的要提供)H:其他根据需要提供(若货物是化工品的，报关还要提供化工品情况说明及药典证明，化工品情况说明是主要说明化工品成份的，药典证明是说明此化工品是在药典里记录在册的)。
3.定仓
配第二天的飞机一般要求货单最迟在当天下午2点以前必须到达机场，因为海关一般要求在下午2：30点以前必须把报关信息预录到海关电脑系统里。当天报关，当天下午的飞机，通常叫做现场，做现场的货物一般要求上午9点左右货单送入机场，因为上午报好关后要配下午的飞机，晚上9点以后的飞机货最迟在下午1点左右货单送到机场。特别急的货物，为了配上最快的航班，在单已到机场时，货物还未入仓库，可先去报关，这种做法叫做预报关，预报关是按客户报过来的重量打在提单上去报的，所以要求报过来的重量与实际进仓库的重量误差率控制在3%以内，误差太大会影响交货及核销。预报关的货物必须在飞机起飞前6小时送入仓库。货入仓库后我司操作把客人实际到仓库后秤出来的重量与体积报给客人确认，客人有要求的，可传真仓库入库单给客人。单证到机场办后，机场办可审核客人提供的报关单证内容是否准确，齐全。如有不对、不齐的地方要及时告知客人补过来，重要单据不齐的话还要客人重新寄过来，这样会影响客人预定的航班，原定的航班会延后。
